Der Weg zum Nachhaltigkeitsbericht
1. Betroffenheit prüfen
Vor dem Projektstart sollte eine bestehende Berichtspflicht im Sinne der EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (Corporate Sustainability Reporting Directive – CSRD) geprüft werden. Diese determiniert den Zeitrahmen und definiert die zu erfüllenden Anforderungen. Achtung: Auch wenn Ihr Unternehmen die Kriterien nicht erfüllt, können Offenlegungspflichten und Anfragen indirekt über Ihre Stakeholder auf Sie zukommen.
2. Übersicht über Anforderungen verschaffen
Um sich der Nachhaltigkeitsberichterstattung zu widmen, sollten Sie sich einen Überblick über das Anforderungsprofil der CSRD und den dazugehörigen europäischen Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung (European Sustainability Reporting Standards – ESRS) verschaffen. Dessen „Ableger“ ist der freiwillige Standard zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von KMU (Voluntary ESRS for Non-listed Small- and Medium-sized Enterprises – VSME). Nutzen Sie außerdem Synergien zu anderen bereits verwendeten Nachhaltigkeitsstandards wie denen der Global Reporting Initiative (GRI) oder dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK). Beziehen Sie Informationen ein, die Sie im Rahmen der 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals – SDGs), dem Globalen Pakt der Vereinten Nationen (UN Global Compact – UNGC), den Leitsätzen für multinationale Unternehmen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (Organisation for Economic Co-operation and Development – OECD) oder zertifizierbaren Managementsystemen zusammengestellt haben.
3. Schritte des CSR-Managements durchführen
4. Daten erheben
Sie haben bei der Wesentlichkeitsanalyse die relevanten Themen identifiziert. Daraus können Sie ableiten, über welche Nachhaltigkeitsinformationen Ihr Unternehmen berichten muss. Nutzen Sie bestehende Systeme, um die Daten im ersten Schritt möglichst einfach zu erfassen. Die Erfassung wird Sie laufend beschäftigen und ist personalintensiv, da viele Bereiche betroffen sind. Binden Sie unbedingt das Controlling ein. Hier laufen die Daten in der Regel zusammen. Schreiben Sie den Prozess auf und teilen Sie den Kollegen mit, welche Daten wann, wie, in welcher Form und von wem zu erheben sind. Grundlegende Qualitätsanforderungen sind Relevanz, wahrheitsgetreue Darstellung (Vollständigkeit, Neutralität und Korrektheit), Vergleichbarkeit, Überprüfbarkeit und Verständlichkeit.
5. Bericht erstatten
Wenn Sie die nötigen Daten erhoben und die relevanten Informationen gebündelt haben, können Sie mit der Berichterstattung beginnen. Sie muss im Falle einer Berichtspflicht in den Lagebericht integriert und maschinenlesbar im EU-einheitlichen elektronischen Berichtsformat (European Single Electronic Format – ESEF) sein und geprüft bereitgestellt werden.Hier wird durch eine ausreichende Nachweissammlung festgestellt, ob der vorliegende Sachverhalt glaubwürdig und plausibel ist.
Praxistipps, um gängige Fehler zu vermeiden
- Frühzeitig anfangen und genügend zeitliche Kapazitäten bereitstellen
- Gegebenenfalls einen Übungsbericht einplanen
- Zeitnah die Wirtschaftsprüferin oder den Wirtschaftsprüfer miteinbeziehen
- Ausreichend personelle Ressourcen einplanen
- Definiertes, verbindliches Projektmanagement aufsetzen, in dem alle Beteiligten die gesetzten Fristen einhalten
- Gegebenenfalls notwendiges Wissen über externe Beratungen zukaufen
- Gegebenenfalls Evaluation und Auswahl geeigneter Softwares zur Unterstützung
- Nach dem Bericht ist vor dem Bericht: Datensammlung ganzjährig laufen lassen
- Bei externer Prüfung: Partnerinnen und Partner rechtzeitig informieren und bei Bedarf Vorprüfung vereinbaren, um bestehende Lücken zu kennen und zu schließen
Damit stellen Sie sicher, dass Sie zum ersten Pflichtbericht die Anforderungen vollumfänglich erfüllen können.